Online booking i sundhedssektoren: sådan skaber digitale løsninger mere tid til patienter

Online tidsbestilling er blevet en fast del af hverdagen i sundhedsvæsenet. Flere klinikker, praktiserende læger og behandlere oplever, at en digital løsning kan give bedre service til patienterne og samtidig frigive tid i klinikken. Når online booking fungerer godt, bliver det nemmere for patienter at få en tid, og klinikken får mere ro i arbejdsdagen.

I stedet for telefonkøer om morgenen kan patienterne bestille tid, når det passer dem. Samtidig får klinikken et klart overblik over kalenderen, færre afbrydelser og bedre mulighed for at planlægge dagen. Udbyttet er størst, når bookingløsningen er tæt integreret med klinikkens øvrige it-systemer, for eksempel elektronisk patientjournal, fakturering og beskedhåndtering.

Hvad er online booking i en klinik og hvorfor giver det mening?

Online booking i sundhedssektoren er en digital løsning, hvor patienter selv kan reservere, ændre eller afbestille tider via en webside eller portal. Systemet er koblet direkte til klinikkens kalender, så tider opdateres i realtid, og dobbeltbookinger undgås.

For mange klinikker er målet enkelt: mindre administrativt bøvl og mere tid til faglighed. En gennemtænkt løsning kan blandt andet:

– mindske antallet af telefonopkald og afbrydelser
– reducere ventetid for patienterne
– sænke risikoen for fejlbookinger
– gøre det lettere at styre kapacitet og bemanding

Når patienter selv kan vælge tid inden for rammer, som klinikken har sat op, slipper personalet for mange rutineopgaver. Receptionisten behøver ikke længere bruge tid på at fremsøge og foreslå tider i telefonen. I stedet fordeles tiden på opgaver, der kræver faglig vurdering eller personlig kontakt.

Fra patientens perspektiv skaber en online løsning fleksibilitet. Mange vil gerne kunne bestille tid om aftenen eller i weekenden, når de har ro til at kigge kalenderen igennem. Online tidsbestilling giver også en følelse af kontrol: man kan se, hvad der er ledigt, vælge en tid, få bekræftelse med det samme og eventuelt blive mindet om aftalen med en sms eller e-mail.

For klinikken handler det ikke kun om bekvemmelighed. Et solidt bookingsystem kan også bidrage til færre udeblivelser. Automatiske påmindelser dagen før aftalen hjælper patienter med at huske tiden og giver dem en let vej til at aflyse, hvis de alligevel ikke kan. Det frigiver tid, som kan tilbydes andre patienter.

Sådan skaber online booking værdi i den daglige drift

Gevinsten ved online booking afhænger af, hvor godt det spiller sammen med klinikkens øvrige arbejdsgange. Når kalender, patientjournal og kommunikation er samlet i ét system, bliver hverdagen mere overskuelig for både læger og medarbejdere.

Et integreret system kan for eksempel:

– oprette aftaler direkte i journalen på den rigtige patient
– vise relevante oplysninger, inden patienten møder op
– håndtere forskellige ydelser med hver deres varighed og krav
– styre, hvilke tider der er synlige online, og hvilke der er reserveret til akutte patienter

Mange klinikker arbejder med faste blokke i kalenderen. Nogle perioder er åbne for online tidsbestilling, andre kun for interne bookinger. Det giver mulighed for at bevare kontrol og faglig prioritering, samtidig med at patienterne oplever frihed til at booke.

En anden praktisk fordel er bedre data. Med en digital løsning får klinikken indsigt i, hvornår der typisk bookes, hvilke ydelser der fylder mest, og hvor ofte patienter udebliver. De tal kan bruges til at justere åbningstider, medarbejderplaner og fordeling af konsultationstyper.

Et velfungerende system tager også højde for sikkerhed og databeskyttelse. Sundhedsdata er følsomme, og derfor er det afgørende, at leverandøren arbejder efter gældende lovgivning, herunder GDPR, og har klare procedurer for håndtering af personoplysninger. Det skaber tryghed for både klinik og patienter og mindsker risikoen for brud på datasikkerheden.

Endelig har brugeroplevelsen stor betydning. En enkel og intuitiv bookingproces gør det mere sandsynligt, at patienter faktisk bruger løsningen. Hvis siden er langsom, uoverskuelig eller kræver for mange klik, ringer mange alligevel til klinikken. Her kan små detaljer gøre stor forskel, for eksempel tydelig information om, hvilke ydelser der kan bestilles online, og hvad patienten skal være opmærksom på, før de møder op.

Hvad bør klinikker overveje, før de vælger løsning?

Når en klinik eller praksis overvejer at indføre online booking, er det nyttigt at starte med nogle enkle spørgsmål: Hvilke opgaver fylder mest i dag? Hvor er flaskehalsene? Og hvad vil man gerne opnå med en digital løsning?

Typisk er der fire centrale områder, det kan betale sig at kigge nærmere på:

1. Integration med eksisterende systemer
En løsning giver mest værdi, når den taler sammen med de it-systemer, klinikken allerede bruger. Det gælder især elektronisk patientjournal, journalsystem i almen praksis eller andre kliniksystemer. Jo mere data flyder automatisk mellem systemerne, desto færre manuelle arbejdsgange.

2. Brugervenlighed for både personale og patienter
Systemet skal være let at lære for personalet og enkelt at bruge for patienterne. Tydelige menuer, logisk opbygning og korte bookingskridt gør en stor forskel. Det kan være en fordel at inddrage receptionister og behandlere i vurderingen, da de kender hverdagen bedst.

3. Sikkerhed, stabilitet og support
Driftssikkerhed er afgørende. Hvis bookingportalen går ned, eller der opstår fejl i kalenderen, påvirker det hele klinikkens program. Derfor er det vigtigt med en leverandør, der har erfaring i sundhedssektoren, arbejder systematisk med kvalitet og kan tilbyde hurtig support ved tekniske udfordringer.

4. Skalerbarhed og fremtidssikring
Behovet kan ændre sig over tid. En løsning bør kunne tilpasses, hvis klinikken vokser, ansætter flere behandlere eller udvider med nye ydelser. Det er også en fordel, hvis systemet løbende opdateres med nye funktioner, der følger udviklingen i sundheds-it.

Mange klinikker vælger leverandører, som allerede er etableret i sundhedssektoren og har dokumenteret erfaring med kliniksystemer, elektroniske patientjournaler og patientrettede selvbetjeningsløsninger. Her fremhæves ofte CompuGroup Medical som en af de store aktører på området, både i Danmark og internationalt.

For klinikker, der ønsker at styrke egen digitale infrastruktur med fokus på tidsbestilling, overblik og sikkerhed, kan det derfor være oplagt at undersøge de løsninger, som CompuGroup Medical tilbyder via cgm.com.